Automatización de Procesos ¿Por qué el 2021 es el año de los Asistentes Virtuales Empresariales?

La automatización de procesos cada día está incorporando nuevas tecnologías, como Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML), para ir más allá del RPA. De hecho, con la IA conversacional y con tecnología PNL, se hace posible comprender el lenguaje natural y automatizar las tareas, de manera que la aplicación habilitada por voz puede realizar las interacciones entre el usuario y la computadora como un humano. Así nacen los Asistentes Virtuales creados con IA, ML y RPA, que se están convirtiendo en la mano derecha de líderes y miembros de equipos de Finanzas, IT, Recursos Humanos, y toda función administrativa dentro de las organizaciones.

Por ejemplo, un Project Manager, tiene plazos críticos de lanzamiento de productos que cumplir y necesita colaborar con los equipos de diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento, y siempre está en un apuro por cumplir con los plazos sin comprometer la producción. Su función generalmente tiene un alto componente de tareas improductivas, o “draggers”, que son meramente consumidores de recursos, por ejemplo:

  • Para organizar una reunión, tiene que hacer malabares por correo electrónico identificando un slot de tiempo disponible para todas las partes interesadas. Y si tiene que reprogramar la misma reunión, seguramente consumirá una fortuna de su valioso tiempo.
  • Asignar tareas al equipo y monitorear el progreso requiere mucho esfuerzo manual, llamadas, etc. Y si está a cargo del Scrum daily meeting…ni que decir.
  • Compartir archivos con los compañeros de equipo a través del correo electrónico, lo que dificulta la ejecución y la colaboración oportuna.
  • Buscar archivos o carpetas dentro del sistema, y a menudo alternar entre varias aplicaciones empresariales para ejecutar una sola tarea.

Seguramente la historia de este Project Manager le suena muy similar a su propia historia. Es por eso que los Asistentes Virtuales Empresariales están revolucionando la forma de trabajo en muchas organizaciones. En el entorno competitivo actual, el trabajo inteligente gana la carrera sobre el trabajo duro. Un Asistente Virtual nos permite concentrarnos en las actividades más importantes, trabajar de forma inteligente y ofrecer la máxima productividad.

Gartner predice que desde este 2021, en USA, el 25% de los trabajadores digitales utilizarán un Asistente Virtual a diario. Los Asistentes Virtuales se pueden implementar para ayudar a los empleados con diferentes actividades:
• Programación de una reunión en su nombre a la hora y el lugar deseados
• Identificar los slots de tiempo disponibles para la mayoría de los invitados a una reunión.
• Utilizar comandos de voz para obtener fácilmente a través de portales compartidos, cualquier carpeta o archivo sin esfuerzo durante una reunión.
• Comunicarse con todos los sistemas empresariales a través de una única ventana.
• Asignar tareas rápidamente y actualizar status de proyectos.
• Crear su propio repositorio de los temas de su interés
• Compartir su repositorio con sus compañeros de equipo a través del control de acceso.

Todo esto se puede lograr con simples comandos de voz. Los Asistentes Virtuales son lo suficientemente eficientes como para comprender las solicitudes de los usuarios con solo unas pocas palabras. Actúan como un gran compañero y a medida que avanza la tecnología, también podemos esperar que los Asistentes Virtuales realicen muchas más actividades que aumenten su productividad.

Asistentes Virtuales de SAP

SAP tiene sus propios asistentes virtuales, existen opciones para cada módulo, y por supuesto siempre existe la posibilidad de desarrollar los propios, pero realmente, con la disponibilidad y precio accesible de los desarrollos disponibles, no tiene mucho sentido invertir en desarrollos in-house.

Uno de los Asistentes Virtuales de SAP más utilizados es para el módulo de Recursos Humanos, Querlo HR, que es un bot con inteligencia artificial diseñado específicamente para responder preguntas a los empleados 24/7, está completamente integrado con el ecosistema de SAP, y ejecuta una amplia gama de tareas proporcionando una conexión conversacional que no requiere intervención humana. Aprovecha la información disponible en los sistemas y documentos de recursos humanos, “escucha” las conversaciones con recursos humanos, responde con acciones y transacciones, y aprende a mejorar la base de conocimientos.

Para Finanzas, uno de los Asistentes Virtuales más populares de SAP es BoodsKapper, que puede registrar transacciones complejas, así como traer la información que se le solicite mediante voz. La funcionalidad de responder a consultas de voz es muy útil especialmente para manejar las reuniones con el equipo de Finanzas o con los Directores durante revisión de resultados . Durante la reunión, se puede preguntar, por ejemplo, ¿Cuál es el saldo para la cuenta de suministros de oficina? El Asistente Virtual hará el trabajo de búsqueda y presentará el dato sin que nadie tenga que ingresar a SAP a digitar un comando. Es un asistente que puede mejorar significativamente los KPI de los miembros del equipo de Finanzas. Por ejemplo, un gerente de tesorería puede tener una conversación con BoodsKapper sobre los descuentos que se pueden aprovechar y el efectivo disponible. Tener esta información fácilmente disponible abre la mente de las personas a formas creativas de mejora de resultados y optimización de procesos.

Otro de los Asistentes Virtuales populares de SAP es HIM de Arkite, para el módulo de Manufactura. Arkite, del SAP Start Up Accelerator, diseñó HIM (Human Interface Mate), que transforma las estaciones de trabajo en un entorno digital e interactivo. Es la última tecnología en instrucciones automatizadas para operadores de manufactura. El HIM proporciona al empleado instrucciones de preparación y montaje en tiempo real a través de Realidad Aumentada y advierte en caso de cualquier error de manera anticipada. El sensor inteligente valida la correcta ejecución de las tareas de picking y montaje y asegura un rendimiento cualitativo al evitar errores humanos. HIM utiliza señales de luz roja, amarilla y azul para mostrar a los operadores lo que deben hacer, en qué orden deben hacerlo y cuándo están a punto de cometer un error.

Los asistentes virtuales empresariales llegaron para quedarse. Están cambiando la dinámica de trabajo por lo que definitivamente es una tecnología en la que su organización debería invertir. Con ellos logrará mayor eficiencia y productividad, sin mencionar la capacidad de atraer y retener a los mejores talentos. ¿Cree que su organización está lista para los Asistentes Virtuales? Por supuesto que sí, porque no tiene que hacerlo usted mismo, de hecho, no debería. Como comentamos anteriormente, con la disponibilidad y precio accesible de los desarrollos disponibles, no tiene mucho sentido invertir en desarrollos in-house. Asesórese e inicie la era de los Asistentes Virtuales dentro de su organización.