Hasta febrero de este año, las firmas que en Costa Rica nos dedicamos a apoyar a otras empresas en su proceso de transformación digital, teníamos dificultad para convencer a algunos directivos de implementar parcialmente el teletrabajo en sus organizaciones, aprovechando la posibilidad que brinda la tecnología de accesar con seguridad la información, desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además de intentar convencerlos con argumentos tecnológicos meramente relacionados con el salto digital que toda empresa debe dar, usábamos como argumento de refuerzo la presión que estaban viviendo algunos reclutadores para contratar buenos perfiles, porque muchos Millennials ya exigían de uno a tres días por semana de trabajo remoto para ser contratados. Tratábamos de convencer a algunos empresarios usando casos de éxito en Costa Rica, como el de Amazon y otras transnacionales, que por la naturaleza de sus productos y servicios, ya tenían una gran parte de su fuerza laboral trabajando todos los días desde su casa.
Hoy la realidad es otra, el brote de Covid-19 ha obligado a dar un salto mundial hacia el teletrabajo, ¿pero volverán los trabajadores a la oficina en masa una vez que termine la interrupción causada por la pandemia? ¿o trabajar desde casa se convertirá en la nueva normalidad?
La introducción de estas prácticas podría ser difícil de revertir, al quedar desvelados los pros y los contras de esta modalidad, que en su mayoría genera siempre más beneficios, tanto para la empresa como para los trabajadores. Algunos empleos y sectores son claramente más adecuados, así como también, algunas personas son más adecuadas que otras para el teletrabajo, y eso es una realidad que hay que analizar con mucho cuidado. Pero, en general, esto se volverá cada vez más normal para las empresas, que se darán cuenta de que sus oficinas no necesitan ser tan grandes y buscarán reducir su tamaño y adecuar sus procesos para poder aprovechar esta nueva realidad.
Las empresas con buenos sistemas de comunicación, que ya están acostumbradas a usar soluciones como videoconferencia, chat y documentos en la nube, verán los beneficios de inmediato y es muy probable que opten por un trabajo más remoto en el futuro. Las compañías que no tenían sistemas efectivos y que los están implementando en este momento, van a tener dificultades con esta repentina transición, pero lo superarán y será difícil, tanto para empresas como para empleados, volver a la antigua realidad.
Por otra parte, hay un grupo importante de empleados que vive una situación que siempre es necesario gestionar con mucho tacto, pero con todo el realismo que requiere, y es lo difícil que es trabajar desde casa con niños. Muchos empleados, hombres y mujeres, habían optado siempre por no trabajar desde casa porque viven esa realidad. Aunque se cuente con alguien a cargo de los niños, si es que se tiene, existe desconocimiento en temas tan básicos como el de establecer los límites correctos. Si se pierden los límites entre la vida laboral y la vida familiar, se puede generar mucho estrés, no solo para el trabajador sino también para la familia.
Recursos Humanos juega un papel muy importante en esta transición, debe participar en educar a los padres en el manejo de metodologías que les permitan ayudar a los hijos a comprender cuándo necesitan no ser interrumpidos. Rótulos en la puerta, barreras físicas, y otros elementos pueden ayudar a recordar a los padres y al niño la diferencia entre el tiempo de trabajo y el tiempo de casa.
Hay dos aspectos centrales para las estrategias de trabajo remoto: uno es tecnológico y el otro, posiblemente más importante, implica preparar a los trabajadores para un cambio significativo en su forma de trabajar. Asegúrese de que tanto el puesto como el empleado sean candidatos adecuados para el teletrabajo.
Proporcione las herramientas adecuadas al empleado, incluido el acceso a herramientas de colaboración. Asegúrese de que los gerentes se sientan cómodos y tengan acceso a herramientas y capacitación relevantes para que puedan revisar el desempeño de los empleados en función de los resultados acordados, no del tiempo que el empleado está en su escritorio. Asegúrese de que los empleados tengan el equipo correcto para llevar a cabo su trabajo. Las empresas deben contar con soluciones viables para trabajar desde casa, incluido el software de colaboración, soluciones de video y presentación, y las soluciones de seguridad para proteger la información.
Todas estas soluciones están disponibles desde hace mucho tiempo a precios sumamente bajos e incluso en versiones gratuitas. Las herramientas deben ser familiares, fáciles de usar y aptas para dispositivos móviles. Proporcionar a los trabajadores computadoras portátiles y otros dispositivos de hardware es crucial, las redes privadas virtuales (VPN) también son una necesidad para proporcionar acceso seguro a datos confidenciales. Y por supuesto, la conectividad juega un papel sumamente importante. La respuesta al Covid-19 representa una oportunidad para muchas organizaciones, de modernizar la infraestructura y los procesos. Esta crisis está obligándolas a darse cuenta de cuáles son las herramientas que necesitan para mantener su negocio a flote cuando ocurre lo inesperado. Una vez que las empresas se den cuenta de que pueden mantenerse a flote con una fuerza de trabajo remota, es muy probable que sean más flexibles en el futuro, idealmente fuera de los tiempos de crisis, y decidan establecer el teletrabajo como la nueva normalidad para la empresa.
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