Los estándares de contabilidad sobre Reconocimiento de Ingresos están impulsando la implementación de sistemas de automatización. Una de las principales razones, especialmente para las empresas que cotizan en bolsa, son los informes requeridos. Los estándares que rigen el reconocimiento de ingresos requieren que estos sean reconocidos dentro del período contable en el que se prestó el servicio, no en el período en el que se creó la factura. Una verdadera automatización del proceso de Reconocimiento de Ingresos inicia desde la cotización, pasa por el pedido y la facturación, y llega hasta el reconocimiento de ingresos, sin intervención humana.
Varios ERP cuentan con la capacidad de poder ser configurados para automatizar el Reconocimiento de Ingresos, respetando así los estándares contables y brindando la capacidad de generar de forma automática la información que se le requiere a las empresas que cotizan en bolsa. En SAP, por ejemplo, es posible automatizar el Reconocimiento de Ingresos, la función forma parte de los módulos de Ventas y distribución (SD), Finanzas (FI) y Controlling (CO), permite un reconocimiento de ingresos completo e integrado. Pero también existen soluciones dedicadas, externas a cualquier ERP, que le permitirán automatizar este proceso, habilitando el cumplimiento de ASC 606 y brindando flexibilidad para los contratos. El desafío es definir si su ERP puede ser configurado para automatizar el proceso, o si necesita una solución adicional suficientemente granular como para admitir contratos cada vez más complejos.
Los datos son fundamentales para la correcta automatización del proceso de Reconocimiento de Ingresos, son la columna vertebral que impulsará la automatización. De hecho, durante el proceso es muy probable que queden al descubierto brechas o alertas sobre la integridad de sus datos. Antes de comenzar, debe mirar hacia atrás en los datos históricos, esto puede complicarse por el hecho de que los datos de los que necesita disponer para automatizar el proceso pueden ser datos que nunca antes había capturado.
Tome en cuenta el alto impacto organizacional y operativo. Un proyecto de automatización de Reconocimiento de Ingresos afecta a tantos departamentos y procesos que en realidad es una “transformación de ingresos”. Y una transformación de los ingresos requiere educar a toda la organización. Por lo tanto, maneje el proceso de transformación como un proyecto muy bien estructurado, preferiblemente utilizando metodologías Agile. Comunique con anticipación cómo se verá afectada cada área funcional, cuál será su tarea y qué necesita de ellos. Haga que los ejecutivos de alto nivel se unan, para que comprendan los impactos y las implicaciones de recursos, y se comprometan con la inversión. Tener un equipo sólido es clave en un proyecto tan difícil, y en un equipo sólido la premisa es que “no hay diferencia entre quién está en el lado de la tecnología y quién está en el lado de los negocios, todos aportan y son responsables de igual manera”.
Prepárese para ver escenarios en los que los impactos de la automatización van más allá de solo los ingresos. Es muy probable que durante el proceso se desvelen situaciones no visibles anteriormente, por ejemplo, en cláusulas de contratos, provocando un replanteamiento de los procesos existentes. La automatización del proceso de Reconocimiento de Ingresos se convierte en un acelerador de cambios, porque no se puede automatizar algo que sea inconsistente o que no esté en el sistema.
Sea cual sea su decisión de solución para la automatización, al reemplazar los cálculos de Reconocimiento de Ingresos basados en Excel, que consumen tanto tiempo, con flujos de trabajo automatizados, eliminando la preparación manual de informes, podrá redirigir su tiempo de procesos manuales contables a proyectos estratégicos que impulsen el crecimiento de su empresa.
